16. Protecting Guest Information/ การเก็บรักษาเอกสารที่มีความสำคัญ

ในหลายปีที่ผ่านมา การโจรกรรมข้อมูลและการใช้ข้อมูลส่วนตัวของผู้อื่นในทางไม่ดีได้สร้างความกังวลต่อหลายภาคส่วนธุรกิจที่มีความเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนตัวของแขกหรือลูกค้า โดยเฉพาะธุรกิจการให้บริการ จากความกังวลดังกล่าว เราจึงควรหาวิธีป้องกันและรับมือ

เพื่อจำกัดจุดอ่อนของความเสี่ยงต่อข้อมูลส่วนตัวและความเป็นส่วนตัวของลูกค้าซึ่งข้อมูลส่วนตัวต่างๆอาจจะรั่วไหลได้ทั้งจากแขกหรือแม้แต่พนักงานของโรงแรมเอง ดังนั้นการรักษาข้อมูลส่วนตัวและความเป็นส่วนตัวของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลบัตรเครดิต จึงเป็นเรื่องที่สำคัญมาก

การเก็บรักษาเอกสารที่มีความสำคัญ

เอกสารต่างๆที่มีข้อมูลสำคัญส่วนตัวของแขกปรากฏอยู่ เช่น รายงานฉุกเฉิน อุปกรณ์บันทึกการสำรองข้อมูล หรือ รายงานการตรวจสอบโรงแรมต่างๆจะต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษเพื่อลดความเสี่ยงโอกาสของการรั่วไหลของข้อมูล รายงานฉุกเฉินรายวันต้องถูกทำลายก่อนนำไปทิ้ง

อุปกรณ์บันทึกการสำรองข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ต้องถูกเก็บรักษาโดยจำกัดระดับการเข้าถึง

รายงานการตรวจสอบโรงแรมต้องถูกเก็บในบริเวณที่ปิดมิดชิดโดยจำกัดระดับการเข้าถึงจากกลุ่มคนต่างๆ

นอกจากนี้การเก็บรักษารายงานการตรวจสอบโรงแรมต้องมีการจำกัดการเข้าถึงเพื่อลดความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลส่วนตัวและความเป็นส่วนตัวของลูกค้า รวมถึงเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญส่วนตัวของแขกปรากฏอยู่ต้องถูกทำลายก่อนนำไปทิ้งหรือถูกจัดการโดยบริษัทกำจัดเอกสารเพื่อไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลหรือกู้คืนได้

เอกสารการเข้าพัก เช็คอิน เช็คเอ้าท์

เอกสารการเข้าพัก เช็คอิน เช็คเอ้าท์ต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษและเก็บแยกตามแต่ละชนิดอย่างชัดเจนบริเวณหน้าเคาท์เตอร์ฟร้อน เช่น แฟ้มเช็คอิน ไพรออ์ริตี้ แฟ้มเช็คเอ้าท์ และ แฟ้มลงทะเบียน โดยให้พ้นจากการมองเห็นหรือการเข้าถึงของบุคคลอื่นซึ่งไม่ใช่พนักงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารและข้อมูลที่ปรากฏไม่รั่วไหล รวมทั้งเวลาส่งข้อความให้แขก หรือ เอกสารเช็คเอ้าท์ เอกเพลส ในห้อง จะต้องดันเอกสารให้พ้นขอบประตูเพื่อไม่ให้บุคคลจากทางเดินอื่นสามารถหยิบมาเปิดอ่านได้

เอกสารการจัดการห้องพักและหมายเลขห้อง

ไม่ว่าจะเป็นการจัดการห้องพักและหมายเลขห้องในแผนกใดๆก็ตาม เอกสารเหล่านี้จะต้องถูกดูแลอย่างเป็นพิเศษ ทั้งเอกสารการจัดการห้องพักและหมายเลขห้องล่วงหน้าของแผนกต้อนรับต้องถูกเก็บให้พ้นจากการมองเห็นหรือการเข้าถึงของบุคคลอื่นซึ่งไม่ใช่พนักงานที่เกี่ยวข้อง เอกสารการจัดการห้องพักของแผนกแม่บ้าน แผนกช่าง หรือแผนกอื่นๆ จะต้องไม่ปรากฏชื่อของแขกที่พักอยู่ (โดยสามารถกำหนดให้ระบบไม่แสดงชื่อได้)

ถึงแม้ว่าบางแผนกจะมีการใช้งานข้อมูลส่วนตัวต่างๆของแขกมากน้อยแตกต่างกัน เป็นหน้าที่ของพนักงานในโรงแรมทุกคนที่จะต้องทำให้มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญส่วนตัวของแขกมีความปลอดภัย หากคุณเห็นว่าส่วนไหนของกระบวนการการทำงานมีความล่อแหลมต่อการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญส่วนตัวของแขก ให้รีบแจ้งต่อหัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณทันทีเพื่อให้การแก้ไขสถานการดังกล่าวเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว