19. Document Storage And Disposal/ การทำลายและจัดการเอกสารเอกสาร

กลุ่มเป้าหมาย : ผู้จัดการทั่วไป

ข้อแนะนำในการฝึก : สอบถามผู้ฝึกว่ามีความคุ้นเคยกับการจัดการเอกสารหรือไม่ให้หนึ่งในผู้ฝึกแบ่งปันเรื่องราวในยามที่หาเอกสารไม่พบเพราะห้องเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ

เนื้อหาหลัก : โครงการนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้จัดการทั่วไปได้ทราบถึงความสำคัญของเทคนิคในการจัดระเบียบเอกสารให้เรียบร้อย

หนึ่งในข้อมูลความปลอดภัยที่มีความเสี่ยงของโรมแรมคือข้อมูลที่จับต้องได้ ซึ่งอาจจะมีข้อมูลส่วนตัวของแขกและพนักงาน โรงแรมใช้เอกสารเป็นจำนวนมากเพราะฉะนั้นจึงควรทราบวิธีที่ถูกต้องในการจัดการเอกสาร

การทำลายและจัดการเอกสารเอกสาร

เอกสารที่มีข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลมูลทางการเงินควรถูกฉีกทำลาย เครื่องย่อยกระดาษควรจะมีอยู่ในออฟฟิศเพื่อทำลายกระดาษข้อมูลบัตรเครดิตหรือข้อมูลทางการเงินอื่นๆ หรืออาจจะเลือกใช้ร้านทำลายเอกสารภายนอกซึ่งอาจจะมีทางเลือกอื่นๆในการทำลายเอกสาร IHG ได้มีข้อตกลงกับทางบริษัท Iron Mountain ซึ่งเป็นบริษัททำลายเอกสารซึ่งทาง IHG สามารถไปใช้บริการได้ในราคาพิเศษ

ทั้งนี้ การทำลายเอกสารข้อมูลไม่ได้มีแค่เฉพาะตัวเอกสารเท่านั้น ฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลควรจะถูกทำลายหลังหมดอายุการใช้งานเช่นกัน

เก็บข้อมูลไว้ที่โรงแรม

ถึงแม้ว่าเอกสารบางอย่างจะมีข้อมูลส่วนตัวต่างๆของทางโรงแรม กฏแบบง่ายและรวดเร็วในการทำลายกระดาษสามารถนำมาปรับใช้ได้ มีกฎหมายที่ควบคุมการรักษาและจัดการเอกสารในโรงแรม อย่างเช่น เอกสารบัญชี และเอกสารบัญชีเงินเดือน ในโครงการพัฒนานี้ ผู้จัดการทั่วไปควรจะได้รับแนวทางในการรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับข้อมูลโรงแรม มันเป็นเรื่องสำคัญที่จะเข้าใจความหมายของการรักษาเอกสารเพราะหากไม่เช่นนั้นจะถือเป็นภัยกับทางโรงแรม หากทางหน่วยงานภาครัฐไม่สามารถตรวจสอบเอกสารสำคัญเหล่านั้นได้

การสำรองข้อมูลไว้ในส่วนที่มีการรักษาความปลอดภัยแน่นหนาเป็นการดีที่สุดในการลดความเสี่ยงในการถูกขโมยข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น หากเอกสารบัญชีถูกเก็บไว้ในที่ที่ไม่มีการล็อคและเข้าถึงได้ง่าย เอกสารเหล่านั้นก็จะถูกขโมยหรือหายได้ง่าย หากเอกสารดังกล่าวตกไปถึงผู้ไม่ประสงค์ดี เท่ากับเป็นการเปิดทางให้กับการโจรกรรมข้อมูล ว่าด้วยเรื่องของความเสี่ยง ควรจะมีการป้องกันอย่างแน่นหนาในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลอีกทั้งการติดตั้งกล้องวงจรปิดภายในหรือใกล้กับที่เก็บเอกสารเพื่อให้สามารถจับตาดูได้

การเก็บรักษาบักทึกและกล่องเอกสารก็เป็นความคิดที่ดีเช่นเดียวกัน หลังจากที่มีการเก็บรักษาเอกสารไว้ในที่ปลอดภัยแล้ว การตรวจสอบเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารยังอยู่ครบถ้วนก็เป็นสิ่งที่ควรทำ

การเก็บเอกสารภายนอก

เอกสารสำคัญไม่ควรถูกเก็บไว้ที่ที่เก็บส่วนตัวหรือที่บ้านของพนักงาน เอกสารทั้งแบบกระดาษและแบบอิเล็กโทรนิกส์ควรถูกเก็บไว้ในที่ที่มีความปลอดภัยด้วยการตระหนักถึงการทำสัญญากับบริษัทที่จัดการดูแลเอกสาร คุณสามารถติดต่อกับบริษัทใกล้เคียงหรือ บริษัท Iron Mountain ที่ทาง IHG ทำสัญญาไว้เพื่อที่จะได้ข้อเสนอพิเศษทาง Iron Mountain จะจัดการกับเอกสารต่างๆออนไลน์และเราสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้ตลอดเวลาอีกทั้งทางบริษัทจะจัดการดูแลทุกอย่างและนำเอกสารมาส่งให้ในเวลาที่ต้องการเรียกใช้นี่คือวิธีที่ปลอดภัยมากกว่าในการจัดการเอกสาร ไม่ควรจะเคลื่อนย้ายเอกสารโดยใช้รถของพนักงานหรือรถโดยสารประจำทาง เนื่องจากอาจจะเกิดความเสียหายและมีความเสี่ยงต่อการโจรกรรมข้อมูล