1. Personally Identifiable Information (PII)/ ข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้ (PII)

ในฐานะพนักงานโรงแรม คุณมีปฏิสัมพันธ์กับแขกและเข้าถึงข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้ (PII) อย่างเป็นประจำ ข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้ (PII) หมายรวมถึงข้อมูลใดๆ ที่สามารถเชื่อมโยงถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ซึ่งเป็นข้อมูลที่สมควรแก่การเก็บไว้เป็นความลับเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องรู้ว่าข้อมูลประเภทใด จัดอยู่ในกลุ่ม PII และรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลดังกล่าวไว้ เพื่อคงความเชื่อมั่นของแขกและพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักเช่นกันว่าปัจจุบันนี้ ในประเทศ จังหวัด และรัฐส่วนใหญ่ ได้มีการออกระเบียบด้านความเป็นส่วนบุคคล ว่าด้วยเรื่องการรวบรวมและการใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลหรือ PII

ตัวอย่างข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้

ขณะทำงานอยู่ที่ฝ่ายต้อนรับส่วนหน้าหรือในสำนักงานส่วนหลังหรือขณะทำความสะอาดห้องพักของแขกหรือสำนักงาน คุณอาจได้ยินหรือเห็นข้อมูลส่วนบุคคลของแขกหรือพนักงานได้ เช่น เมื่อแขกเช็คอิน แขกอาจระบุข้อมูลส่วนบุคคลแก่ฝ่ายต้อนรับส่วนหน้า ไม่ว่าจะเป็นที่อยู่ หมายเลขบัตรเครดิต สูบ/ไม่สูบบุหรี่ ความต้องการกรณีทุพพลภาพ หรืออาจจะเป็นอีเมลเพื่อบันทึกไว้ในไฟล์ประวัติ หมายเลขโทรศัพท์เพื่อติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ชื่อบริษัทเพื่อทำสัญญาขออัตราห้องพักพิเศษ สำหรับองค์กร ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่เราบันทึกลงใน PMS คุณสามารถรู้ข้อมูลเกี่ยวกับแขกที่มาพักโรงแรมมากมายเลยทีเดียว ข้อมูลเหล่านี้เป็นความลับและไม่ควรนำไปเผยแพร่แก่บุคคลอื่น เป็นหน้าที่ของคุณที่ต้องรักษาความปลอดภัยของข้อมูลประเภทนี้ เพื่อไม่ให้มีการละเมิดหรือนำไปใช้ในทางที่ผิด

นอกจากนี้ข้อมูล PII สามารถปรากฏในเอกสารสิ่งพิมพ์ได้ด้วยเช่นกัน จุดบริการคอมพิวเตอร์หรือุปกรณ์ในศูนย์ ธุรกิจ มักเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ เพื่อที่แขกจะสามารถสั่งพิมพ์บัตรโดยสารก่อนออกเดินทางไปยังท่าอากาศยานได้ โดยทั่วไปแล้ว จะปรากฏหมายเลขสมาชิก สายการบินของแขกบนบัตรโดยสาร ซึ่งเป็นตัวอย่างหนึ่งของข้อมูล PII ถ้าแขกลืมบัตรโดยสารนั้นไว้ข้างๆคอมพิวเตอร์โดยไม่ได้ตั้งใจ บุคคลอื่นอาจมาพบหมายเลขสมาชิกของแขกและใช้ข้อมูลนี้ในทางที่ผิด ทางโรงแรมพิมพ์ใบรายการค่าใช้จ่ายจากระบบคอมพวิเตอร์ของโรงแรม เพื่อแจ้งแก่แขกทุกคน ซึ่งเมื่อพิมพ์ออกมาแล้ว ข้อมูลเหล่านี้ต้องได้รับการจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย และไม่สามารถถูกโจรกรรม จากฝ่ายต้อนรับส่วนหน้าหรือที่ใต้ประตูเข้าห้อง พักของแขกได้ จงไตร่ตรองและอย่าละเลยเอกสารที่มีความอ่อนไหวสูง จัดเก็บไว้ในลิ้นชักและล็อกกุญแจเมื่อคุณไม่อยู่

ในฐานะพนักงาน คุณไม่ควรทราบข้อมูลส่วนบุคคลที่นอกเหนือจากความจำเป็นสำหรับใช้ทำงาน เช่น คุณไม่จำเป็นต้องทราบข้อมูลบัญชีธนาคาร เลขที่ใบขับขี่ หมายเลขประกันสังคมหรือประกันภัยของแขก

ไม่ใช่เพียงข้อมูล PII ของแขกเท่านั้นที่ต้องมีการจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย! ในฐานะพนักงานโรงแรม คุณอาจล่วงรู้ถึงเลขที่บัตรประชาชน ข้อมูลค่าจ้าง เพศ วันเดือนปีเกิด และสถานะการเป็นผู้พำนักของพนักงานคนอื่นๆ ข้อมูลเหล่านี้ควรได้รับการเก็บไว้อย่างเป็นความลับ

นอกจากนี้ ข้อมูลที่คุณล่วงรู้เกี่ยวกับประเทศที่พำนัก ประเทศภูมิลำเนา สัญชาติหรือสถานะการเป็นพลเมืองหรือสถานะการเป็นพลเมืองหรือพนักงานของแขก ต้องได้รับการจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยด้วย ไม่ว่าบุคคลเจ้าของข้อมูลจะเดินทางไปที่ใดเขา/ เธออาจไม่ต้องการให้ข้อมูลเหล่านี้ถูกเปิดเผย

ตัวอย่างข้อมูล PII

• อีเมล

• ที่อยู่

• หมายเลขโทรศัพท์

• หมายเลขบัตรเครดิต

• หมายเลขบัตรสมาชิกสายการบิน

• บริษัท

• หมายเลขหนังสือเดินทาง

• วัน เดือน ปีเกิด

• ประเทศที่พำนัก

• ประเทศภูมิลำเนา

• สูบ/ ไม่สูบบหุรี่

• ความตอ้งการกรณีทพุพลภาพ

• บัญชีค่าใช้จ่าย

• หมายเลขบัตรประกันสังคมหรือประกันภัย

• หมายเลขใบขบัขี่

• รายละเอียดบัญชีธนาคาร

• หมายเลขประจำตัวพนักงาน

• เพศ

• สถานะภาพสมรส

• สถานะการเป็นพลเมือง

• ผู้อยู่ในอุปการะ

• ข้อมูลค่าจ้าง

• สัญชาติ/ พลเมือง