InterContinental Meeting Hallmark

บริการด้านการจัดการประชุมแบบโรงแรมอินเตอร์คอนติเนนตัล

InterContinental Meetings เป็นการนำเสนอการให้บริการด้านการจัดการประชุมของโรงแรมอินเตอร์คอนติเนนตัล ที่ครอบคลุมความต้องการของผู้จัดงานประชุมอย่างครบวงจร และเป็นมืออาชีพ เพื่อส่งมอบประสบการณ์การอันน่าจดจำสำหรับนักวางแผนและผู้มาใช้บริการ

มาตรฐานการจัดการประชุมของทุกโรงแรมในเครืออินเตอร์คอนติเนนตัล ต่อผู้มาใช้บริการ

1. ข้อเสนอที่โดดเด่น นับเป็นจุดแข็งของทางโรงแรมอินเตอร์คอนติเนนตัล แสดงถึงความแตกต่างจากโรงแรมคู่แข่งอย่างชัดเจน

2. ความสม่ำเสมอของคุณภาพในการจัดการประชุม หรืองานสำคัญต่างๆ รวมถึงการนำเสนอทางเลือกของโรงแรมอื่นในเครือ

3. เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการขายตลอดจนถึงกระบวนการส่งมอบงาน

4. มีความพร้อมด้านปัจจัยพื้นฐานที่เหมาะสม ให้บริการตามมาตรฐานสูงสุดในอุตสาหกรรมด้านการท่องเที่ยวและบริการ

องค์ประกอบทั้งหมดของการบริการด้านการประชุมของโรงแรมในเครืออินเตอร์คอนติเนนตัล ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบโดยรวม 5 ขั้นตอน ตามตามความต้องการและประสบการณ์ของลูกค้า (Customer Journey) ที่ใช้เพื่อพิจารณาเลือกโรงแรม เพื่อสำรองห้องพัก ตลอดจนเสร็จสิ้นการประชุม รายละเอียดดังนี้

1. การพิจารณา บริการด้านการจัดการประชุมของโรงแรมอินเตอร์คอนติเนนตัล อำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าด้วยการนำเสนอนวัตกรรมเครื่องมือสื่อสารรูปแบบใหม่ๆ ที่ช่วยตอบโจทย์และตอบสนองความต้องการในการวางแผนการประชุม เมื่อเลือกใช้บริการที่โรงแรมในเครืออินเตอร์คอนติเนนตัล

• เพิ่มหัวข้อ Meeting and Event บนเว็บไซท์ www.intercontinental.com หัวข้อ Meeting and Event บนเว็บไซท์ www.intercontinental.com จะประกอบไปด้วยรายละเอียด ข้อมูลสำคัญต่างๆ ที่ได้รวบรวมสำหรับลูกค้า ซึ่งมีรายละเอียดและให้ข้อมูลที่สำคัญของแต่ละโรงแรม โดยสามารถเชื่อมต่อ search engine และง่ายต่อการใช้งานในรูปแบบ RFP

• เครื่องมือ eSales เป็นชุดเครื่องมือที่ให้รายละเอียดชัดเจนและมีคุณภาพสูง พร้อมด้ว ยฟังก์ชั่นการแสดงผลที่สามารถโต้ตอบผู้ใช้งานได้ เช่น การแสดงผล Floorplans ฟังก์ชั่นที่ผู้ใช้สามารถเข้าชมโรงแรมโดยรอบเสมือนจริง และ e-Brochure ทั้งนี้ทางโรงแรมได้ทำการพัฒนาระบบ eSales และ eProposal และหน้าเว็บไซต์ของโรงแรม จะมีการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยเสมอด้วยเครื่องมือใหม่เหล่านี้

• เอกสารส่งเสริมการขาย ทางโรงแรมมีแม่แบบซึ่งพร้อมสำหรับโรงแรมในเครือที่จะใช้สำหรับสร้างคู่มือ รายละเอียดห้องประชุมของโรงแรม (Hotel Meetings Fact Sheet) โดย Global meeting Position Brochure จะแสดงถึงโครงสร้างที่สำคัญของข้อเสนอการขายงานจัดการประชุม ซึ่งจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการเผยแพร่ต่อสาธารณะผ่านทางสำนักงานขายทั่วโลก (GSO) และทางโรงแรม ลูกค้าสามารถดาวน์โหลดภาพต่างๆ เพื่อทำการจัดพิมพ์ภายในประเทศต่อไปได้

2. หน่วยวัดประสิทธิภาพ

• เวลาในการตอบสนอง มาตรฐานของทางโรงแรมเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure: SOP) ได้อธิบายถึงการตอบรับกับทางลูกค้าภายใน 2 ชั่วโมง (หรือ 4 ชั่วโมงสำหรับการสอบถามข้อมูลการจัดเลี้ยง)

• การจัดการข้อมูล ระบบ SOP เพื่อทำให้ให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดการต่างๆจะเป็นไปอย่างราบรื่นและมี ประสิทธิภาพ เป็นการจัดการความต้องการเบื้องต้นสำหรับการทักทายพูดคุยผ่านทางโทรศัพท์ สำหรับในการสอบถามรายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงการตรวจสอบสถานะในการใช้ห้องประชุม

• ระยะเวลาส่งข้อเสนอ ภายหลังจากการสนทนา 2 ชั่วโมง มาตรฐาน SOP ระบุว่าลูกค้าควรได้รับข้อเสนอเต็มรูปแบบเฉพาะบุคคลภายใน 24 ชั่วโมง ในรูปแบบ eProposal

• eProposal เพื่อรองรับการตอบสนองของลูกค้าเวลา 2 ชั่วโมง และเวลา 24 ชั่วโมงสำหรับการส่งข้อเสนอไปยังลูกค้า eProposal สามารถนำมาใช้ในคำขอทุกกรณี eProposal เป็นสื่อที่มีประสิทธิภาพและสามารถปรับแต่งรายละเอียดต่างๆได้ โดยมีรายละเอียดต่างๆที่ครอบคลุมข้อมูลเกี่ยวข้องของการจัดการประชุมทั้งหมด ระบบทัวร์โรงแรมเสมือนจริง และ บริการเก็บข้อมูลภายใน

• แพ็คเกจการจัดงานประชุมของโรงแรมอินเตอร์คอนติเนนตัล แพ็คเกจการประชุมของโรงแรม ต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างสูงสุดในราคาพิเศษต่อวัน ซึ่งรวมถึงอัตราค่าบริการรวมค่าเช่าห้องประชุมหลัก ค่าอาหารว่างพร้อมกาแฟและชา 2 ครั้ง ค่าอาหารมื้อกลางวัน ค่าเครื่องดื่มสำหรับการประชุมและน้ำดื่มไม่จำกัด และค่าจอแอลซีดีโปรเจคเตอร์ และบริการอินเทอร์เน็ตฟรีสำหรับการประชุม

• BDRC เกณฑ์มาตรฐานในการติดตามผลการจัดการประชุม ระบบ BDRC เป็นตัวช่วยให้คะแนนในการประเมินผลการทำงาน โดยวิธีการทั้งหมดของการจัดการแบบสอบถาม แต่ละโรงแรมและคู่แข่งหลักที่ถูกเลือกมา 3 ราย จะถูกสุ่มตรวจ (โดยทางระบบอีเมล์ โทรศัพท์ และ RFP) ทุกเดือนอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะส่งผลต่อมาตรฐานที่ดีของโรงแรมเมื่อเทียบกับคู่แข่งขัน * ยกเว้นโรงแรมในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา ซึ่งควรจะใช้ Master Connection Associated

• The Meeting Skills Certificate (MSC) เพื่อสนับสนุนโรงแรมในการดำเนินการและรักษามาตรฐานบริการด้านการจัดการประชุมของโรงแรมอินเตอร์คอนติเนนตัล MSC เป็นวิธีการเพื่อการเข้าถึงการฝึกอบรม ซึ่งขึ้นอยู่กับนำแบบอย่างของการปฏิบัติที่ดีที่สุดในแต่ละโรงแรมมาใช้ ประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสองประการ คือ 1. กรอบการฝึกอบรมและการพัฒนา 2. นโยบายการฝึกอบรม เหล่านี้จะสนับสนุนโดยระบบ SOP รวมไปถึงองค์ประกอบต่างๆ เช่น แผนการฝึกอบรม แนวทางการวางแผน แผนและบันทึกการฝึกอบรมบุคคล และการศึกษาข้อมูลจากวารสาร

3. การวางแผนงาน

Standard Operating Procedures (SOP) มาตรฐานในการปฏิบัติงาน สามารถทำให้มั่นใจว่าการส่งผ่านงานจากการทำสัญญาไปจนถึงการดำเนินการจัดการประชุมจะเป็นไปอย่างราบรื่น, SOP ประกอบไปด้วยระบบการส่งผ่านงานที่มีประสิทธิภาพระหว่างผู้จัดการฝ่ายขายและผู้จัดการจัดกิจกรรม ภายใน 48 ชั่วโมงหลังจากตกลงทำสัญญา และระบบแนะนำตนเองเบื้องต้นทางโทรศัพท์และแบบมีลายลักษณ์อักษรโดยผู้จัดการแผนกจัดการประชุม

4. ประสบการณ์ในการจัดงานการประชุม

• Insider collection - เป็นการแสดงออกและการวางตำแหน่งของโรงแรมในด้านการการจัดการประชุมเพื่อสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งอันนำมาซึ่งจำนวนธุรกิจและรายได้ที่มากขึ้น - ผู้จัดการประชุม จะปราศจากความยุ่งยากในการเสาะหา หรือค้นคว้าหาสถานที่ในการจัดการประชุม ผู้จัดการประชุมจะได้รับผลประโยชน์จากความแตกต่าง และสิ่งที่น่าจดจำจากข้อเสนอในจัดการประชุมที่มอบให้กับลูกค้า ซึ่งจะดึงดูดและครองใจลูกค้าให้สนใจในตัวโรงแรมและเลือกโรงแรมเป็นจุดหมายปลายทางของการจัดการประชุม

แต่ละโรงแรมจะต้องสร้าง Insider Collection เป็นไฟล์ PDF ซึ่งส่งเสริมให้มีบริการต่อไปนี้

• Meeting Food and Beverage Experience ประกอบด้วยเมนู 2 ประเภท ซึ่งออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับ In the Know จากลูกค้า - อาหารท้องถิ่น เป็นอาหารที่สร้างแรงบันดาลใจให้ลูกค้ามีโอกาสได้ลิ้มรสอาหารตามฤดูกาลที่ดีที่สุดของพื้นที่นั้นๆ - อาหารนานาชาติ เป็นอาหารที่ตระเตรียมมาอย่างดีและร่วมสมัยจากทั่วโลก ที่ทางโรงแรมได้รับการยอมรับเรื่องของความรอบรู้ในเกณฑ์มาตรฐานจากลูกค้า

• หลักประกันใหม่ได้รับการผลิตเพื่อรองรับการวางตำแหน่งตราสินค้า - รายการอาหารและเครื่องดื่มในรูปแบบไฟล์ PDF - การ์ดแสดงส่วนประกอบอาหารและเรื่องราวที่มีความเกี่ยวข้องกับความรู้ In the Know ระหว่างการประชุม

• Instant Service Manager ผู้จัดการฝ่ายบริการประจำพื้นที่จัดการประชุม ผู้สามารถตอบทุกคำถามของลูกค้า และตอบสนองความต้องการของลูกค้าทุกรูปแบบได้ทันที

• The Meeting Space - แนวทางในการจัดพื้นที่ห้องประชุม เพื่อให้แน่ใจถึงรูปแบบการจัดห้องประชุมที่เป็นเอกลักษณ์ ถูกออกแบบและสงวนไว้ใช้ในพื้นที่จัดการประชุม ซึ่งจะทำให้นักจัดการประชุมและผู้ได้รับมอบหมาย เข้าถึงความต้องการพื้นฐานของลูกค้า - แนวทางการจัดพื้นที่จัดการประชุม ครอบคลุมถึง 6 หัวข้อ คือ เฟอร์นิเจอร์ ภาพและเสียง ป้ายสื่อประชาสัมพันธ์ การจัดห้องประชุม ระบบอินเทอร์เน็ต และการจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มระหว่างการพักประชุม

5. ความประทับใจไม่รู้ลืม

• InTouch Promise เพื่อสร้างความมั่นใจว่าการจัดงานประชุมเป็นไปตามแผน InTouch Promise ประกอบด้วย - ทำการต้อนรับ หรือ ทำธรรมเนียมปฏิบัติก่อนการประชุม - แจ้งรายละเอียดต่างๆ ของงานประจำวันพร้อมการตรวจสอบใบเสร็จ - การประชุมกับลูกค้าเมื่อเสร็จสิ้นงานพร้อมด้วยการนำเสนอใบเสร็จเพื่อการเรียกเก็บเงิน

• Meeting Satisfaction Survey นักวางแผนการประชุมจะถูกขอให้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ที่ได้ทั้งก่อนและหลังการจัดงาน ในรูปแบบการทำแบบสอบถามออนไลน์ เพื่อสอบถามความพึงพอใจของนักวางแผนการประชุมเกี่ยวกับภาพรวมและข้อมูลทั่วไปของโรงแรมฯ